Préparer son remplacement durant les congés

L’été est enfin là, ce qui signifie que les congés approchent pour beaucoup d’entre nous. Les absences au poste seront également au rendez-vous mais le travail, lui, ne se reposera pas.

Si parfois, on se retrouve à plusieurs dans un service, ce n’est pas le cas pour toutes les sociétés et certaines tâches habituelles ne se feront pas seules et ne pourront malheureusement pas attendre votre retour.

Si vous devez être remplacé par votre collègue de boulot, un intérimaire ou autre, un conseil : il est nécessaire de s’organiser et de s’y prendre assez tôt afin de rien oublier et partir l’esprit tranquille sans stress.




Préparer la personne pour votre remplacement

La meilleure solution est d’opter pour une personne ayant déjà de l’expérience dans votre milieu et qui s’adaptera facilement.

Sachez que quelqu’un de nouveau ne connaît pas l’entreprise sur le bout des doigts et dans ce cas, il vous faudra lui débriefer le plus clairement possible le fonctionnement de celle-ci.

Présentez lui le personnel afin qu’elle sache avec qui elle travaille ainsi que lui lister les noms et numéros de téléphones des clients ainsi que les fournisseurs liés à l’entreprise.

Montrez lui avant tout votre espace de bureau afin qu’elle puisse se repérer au mieux sur le classement et l’organisation que vous avez mis en place, histoire qu’elle ne cherche pas toute une journée un simple document.


Explication de votre travail pour votre remplacement

La priorité est d’avoir sélectionné cette personne 15 jours avant votre départ afin de lui expliquer le maximum de tâches qu’elle devra effectuer et qu’elle puisse assimiler rapidement le travail à fournir.

Le conseil qui se résume presque obligatoire, « La prise de notes ». Souvent les personnes n’en prennent aucune car elles se sentent capables de tout retenir mais une fois seule devant les faits, c’est le trou blanc.

Vous pouvez également lui préparer au préalable des procédures qui l’aideront en cas d’oublis.

Elle ne doit pas hésiter à vous poser toutes les questions qui pourraient lui passer par la tête.


Confier lui des missions

Prenez la première semaine pour lui expliquer et lui montrer tout le travail qu’elle devra accomplir. Consacrez la seconde semaine pour les confiez des missions sur chaque tâches.

Cela lui permettra de se faire la main, de vous demander de plus amples explications sur des difficultés qu’elles auraient.

Vous pourrez au final, l’évaluer et la corriger sur des éventuelles erreurs.

Enfin, pour établir une situation de confiance entre elle et vous, donnez-lui vos coordonnées téléphoniques afin qu’elle puisse vous joindre en cas de réels problèmes et que vous puissiez partir l’esprit libéré.

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